Seguridad y Confidencialidad

1. Qué información manejamos

Dependiendo del servicio contratado, en Nómina 360 Remoto podemos tratar información relacionada con:

• Datos de identificación y contacto de clientes, representantes, responsables internos y colaboradores autorizados.
• Información administrativa y corporativa de la empresa cliente.
• Incidencias de nómina, movimientos de personal, periodos, percepciones, deducciones y variables relacionadas con el procesamiento de nómina.
• Información fiscal, laboral y de seguridad social necesaria para la correcta prestación del servicio.
• Documentación compartida por el cliente para fines de cálculo, validación, auditoría, conciliación o soporte.

Solo solicitamos y utilizamos la información que resulta razonablemente necesaria para atender el servicio contratado, dar seguimiento operativo y cumplir obligaciones aplicables.

2. Quién puede acceder a la información

El acceso a la información se limita únicamente a personas autorizadas que requieren intervenir en la operación, revisión, seguimiento o soporte del servicio.

• Acceso restringido por función, necesidad operativa y relación con el servicio.
• Uso controlado de credenciales, cuentas y permisos.
• Revisión razonable de accesos cuando hay cambios de responsables o de alcance operativo.

3. Cómo recibimos incidencias, archivos y documentos

La información puede ser recibida por medios acordados con el cliente para la operación del servicio, por ejemplo:

• Correo electrónico.
• WhatsApp u otros medios de coordinación previamente autorizados.
• Archivos compartidos por medios digitales acordados entre las partes.
• Documentación cargada o enviada para revisión, cálculo, soporte o conciliación.

Recomendamos que la documentación sea enviada únicamente por los responsables autorizados del cliente y dentro de los canales operativos definidos para cada cuenta.

4. Dónde se almacena la información

La información puede almacenarse en infraestructura digital utilizada para la operación del servicio, alojamiento web, correo, respaldo, procesamiento documental y resguardo administrativo, según la naturaleza del flujo operativo.

El almacenamiento se realiza procurando medidas razonables de acceso controlado, organización de archivos y separación operativa de la información del cliente.

5. Respaldos y continuidad operativa

Implementamos respaldos y medidas de continuidad orientadas a reducir riesgos de pérdida de información, indisponibilidad o afectación operativa.

• Se realizan respaldos de la información crítica y operativa conforme a las necesidades del servicio.
• La periodicidad de respaldo puede variar según el tipo de información, el flujo de trabajo y la sensibilidad operativa del proceso.
• Cuando aplica, se conservan versiones o copias de respaldo para recuperación razonable ante contingencias.

6. Control de accesos

Procuramos mantener controles de acceso razonables sobre sistemas, archivos y cuentas relacionadas con la operación del servicio.

• Asignación y uso individual de accesos cuando el flujo operativo lo permite.
• Restricción de permisos según perfil o necesidad funcional.
• Actualización o cancelación de accesos cuando existe cambio de responsables o terminación de relación.
• Resguardo de credenciales y medidas básicas de seguridad para evitar acceso no autorizado.

7. Qué ocurre cuando termina la relación comercial

Cuando la relación comercial concluye, la información deja de utilizarse para fines operativos activos, salvo aquella que deba conservarse por razones legales, fiscales, contractuales, administrativas o de defensa de derechos.

• Se limita el acceso operativo a la información del cliente que ya no se encuentra en servicio activo.
• Se conserva únicamente la información necesaria durante el plazo que resulte aplicable.
• Cuando procede, la información puede ser devuelta, puesta a disposición o eliminada conforme al alcance acordado y a las obligaciones vigentes.

8. Tiempos de conservación

El tiempo de conservación de la información depende del tipo de documento, del servicio contratado y de las obligaciones legales o contractuales aplicables.

En general, la información se conserva durante el tiempo razonablemente necesario para:

• Prestar y documentar el servicio.
• Atender aclaraciones, conciliaciones o incidencias.
• Cumplir obligaciones fiscales, administrativas, contractuales o regulatorias.
• Defender derechos o atender requerimientos de autoridad competente.

9. Cómo atendemos incidentes

Si detectamos una incidencia que pueda comprometer la disponibilidad, integridad o confidencialidad de la información, se activa una revisión interna para determinar alcance, origen probable, medidas de contención y acciones correctivas razonables.

• Identificación y evaluación inicial del incidente.
• Contención operativa y protección de la información involucrada, en la medida posible.
• Revisión de causa probable y acciones correctivas.
• Comunicación al cliente cuando la naturaleza del caso lo haga procedente o necesario.

10. Confidencialidad en la prestación del servicio

La información que recibimos para operar nómina, revisar incidencias, validar obligaciones o ejecutar actividades relacionadas con el servicio se trata bajo criterios de confidencialidad y uso limitado al objeto contratado.

Esto incluye documentación, archivos, reportes, periodos de nómina, movimientos, evidencias y comunicaciones operativas que el cliente comparta para la prestación del servicio.

11. Contacto de privacidad y seguridad